Pour définir quelles sont les informations qu’il faut prodiguer aux utilisateurs, il faut identifier plusieurs aspects de la chaîne de transmission.

Informations à communiquer aux utilisateurs

Les données sont forcément collectées, mais pour les traiter convenablement, il est vital de pouvoir déterminer :

  • L’identité précise de l’entreprise ou de l’organisation dans laquelle les données seront collectées. Vous devrez avoir les coordonnées les plus précises possibles telles que l’adresse physique, internet, les contacts téléphoniques…
  • L’utilisation que votre entreprise ou votre organisation fera des données à caractère personnel. Il s’agit de déterminer ce que l’on appelle la finalité.
  • Les différentes catégories de données à caractère personnel qui feront l’objet d’un traitement.
  • Les buts légaux pour lesquels les données seront traitées.
  • Le temps pendant lequel les données traitées seront stockées.
  • L’identité exacte des différentes personnes qui auront accès aux données collectées.
  • Si les données collectées seront transférées hors des frontières de l’Union Européenne.
  • Si les données collectées feront l’objet d’un traitement de la part d’un partenaire établi en dehors de l’Europe.
  • Si les prestataires qui traiteront ces données seront autorisés à les copier.
  • Si les personnes chez lesquelles les données seront collectées pourront éventuellement faire appel du traitement de leurs données.
  • Si l’option de changer d’avis est possible, autrement dit s’il est possible aux personnes de s’opposer au traitement de leurs données après l’avoir approuvé.

Autres précautions à prendre

Avant que soit initié le moindre traitement, toutes les informations relatives à la prise en charge des données énoncées ci-dessus doivent être rédigées par écrit.

On fournit un document permettant à l’utilisateur de donner ce que l’on appelle un « consentement éclairé ».

Il va de soi que les informations relatives au traitement des données doivent être fournies sans exiger un quelconque paiement. Ces informations doivent également être rédigées dans un langage clair et facilement compréhensible.